Scheckformulare.

1. Grundlagen

Scheckformulare sind standardisierte Vordrucke, mit denen Unternehmen und Privatpersonen Schecks ausstellen können. Sie enthalten alle erforderlichen Angaben: ein Feld für den Betrag – sowohl in Zahlen als auch ausgeschrieben –, den Namen des Zahlungsempfängers sowie eine Unterschriftszeile. Als bargeldloses Zahlungsmittel wird der Scheck über die Bank des Ausstellers eingelöst. Im Gegensatz zu Überweisungen braucht man keine IBAN oder BIC anzugeben, was ihn in bestimmten Geschäftsbereichen nach wie vor nützlich macht.

Die Vordrucke müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und bestimmte Pflichtangaben aufweisen. Dazu zählen die eindeutige Zahlungsanweisung, die Identifikation des Ausstellers und die Unterschrift. In Deutschland regelt das Scheckgesetz die genauen Anforderungen. Viele Kreditinstitute stellen eigene Formulare bereit, die auf ihre internen Systeme abgestimmt sind.

Im geschäftlichen Alltag kommen Scheckformulare noch regelmäßig zum Einsatz, etwa bei Lieferantenrechnungen oder beim Grundstückskauf. Auch Mieter überweisen manchmal noch per Scheck. Für Privatpersonen sind sie weitgehend uninteressant geworden, da Lastschriften und Überweisungen bequemer sind. Dennoch gibt es Branchen, in denen Schecks weiterhin als Zahlungsmittel akzeptiert werden.

2. Darauf kommt es an

Gesetzliche Anforderungen

Das deutsche Scheckgesetz schreibt vor, dass ein Scheck bestimmte Pflichtbestandteile enthalten muss. Dazu gehören die Bezeichnung als Scheck, die klare Zahlungsanweisung, der Betrag in Zahlen und Worten, der Ausstellername sowie Datum und Unterschrift. Fehlen diese Angaben, ist das Dokument rechtlich ungültig und kann nicht eingelöst werden. Beim Erwerb sollte man daher überprüfen, ob das Formular alle gesetzlich vorgeschriebenen Elemente aufweist.

Papierqualität und Fälschungssicherheit

Scheckformulare werden auf speziellem Sicherheitspapier gedruckt, das Fälschungen erschweren soll. Hochwertige Exemplare verfügen über Wasserzeichen, Guillochenmuster und weitere Sicherheitsmerkmale. Diese erschweren nachträgliche Änderungen am Betrag oder am Zahlungsempfänger erheblich. Wer Formulare mit schwachen Sicherheitsmerkmalen nutzt, geht ein beträchtliches Risiko ein.

Kompatibilität mit dem Buchhaltungssystem

Zahlreiche Unternehmen setzen Scheckformulare in Kombination mit Buchhaltungssoftware ein. Die Vordrucke müssen zum Drucker passen und mit der Software kompatibel sein. Dabei sind Papiergröße und die Anzahl der Durchschläge relevant. Manche Programme erfordern spezielle Formate. Ein Testdruck vor der Anschaffung zeigt, ob alle Felder korrekt platziert sind.

Stückzahl und Lagerung

Scheckformulare sind in verschiedenen Packungsgrößen erhältlich – von Einzelexemplaren bis zu mehreren hundert Stück. Firmen mit hohem Scheckaufkommen profitieren von größeren Bestellmengen und sparen so Kosten. Die Lagerung sollte trocken und vor unbefugtem Zugriff geschützt erfolgen. Abhanden gekommene oder gestohlene Formulare müssen umgehend der kontoführenden Stelle gemeldet werden.

3. Typische Fehler

Fehler 1: Billige Formulare ohne ausreichende Sicherheitsmerkmale kaufen

Wer an der Qualität spart, riskiert, dass gefälschte oder manipulierte Schecks akzeptiert werden. Betrüger können mit geeigneten Mitteln die Betragsfelder verändern, was bei fehlender Sicherheit nicht auffällt. Besser ist es, Formulare mit nachweislichen Sicherheitsmerkmalen zu wählen, auch wenn diese etwas teurer sind. Der geringe Aufpreis schützt vor erheblichem finanziellem Schaden.

Fehler 2: Die Bankvorgaben nicht prüfen

Nicht jede Bank akzeptiert jeden Scheckvordruck. Manche Institute bestehen auf ihren eigenen Formularen oder haben besondere Anforderungen an Format und Layout. Wer Formulare kauft, ohne die Vorgaben des eigenen Kreditinstituts zu berücksichtigen, riskiert, dass Schecks nicht angenommen werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, vor dem Kauf rückzufragen, welche Vordrucke akzeptiert werden.

Fehler 3: Unbefugten Zugriff nicht verhindern

Scheckformulare sind Wertpapiere und müssen entsprechend geschützt werden. Wer sie offen lagert, riskiert Diebstahl und Missbrauch. Abhanden gekommene oder gestohlene Schecks sollte man sofort bei der kontoführenden Stelle melden. Nur so lässt sich verhindern, dass jemand den Scheck einlöst.

Fehler 4: Das Hologramm oder Sicherheitspapier beschädigen

Scheckformulare mit Hologrammen oder speziellem Druck reagieren empfindlich auf Feuchtigkeit, Hitze und mechanische Beanspruchung. Wer die Vordrucke unsachgemäß lagert oder knickt, riskiert, dass Sicherheitsmerkmale unbrauchbar werden. Dadurch können Schecks von der Bank abgelehnt werden, obwohl sie echt sind.

4. Orientierung

Wer Scheckformulare benötigt, sollte zunächst klären, ob die eigene Bank besondere Vorgaben macht. Viele Institute bieten eigene Vordrucke an, die auf ihre Systeme abgestimmt sind. Falls nicht, lohnt ein Vergleich der Sicherheitsmerkmale und der Papierqualität. Formulare mit Wasserzeichen und chemischen Schutzschichten bieten mehr Schutz vor Manipulationen als Standardpapiere.

Für Unternehmen empfiehlt sich die Abstimmung mit der Buchhaltungssoftware. Manche Programme bringen eigene Vorlagen mit, die nur noch bedruckt werden müssen. In diesem Fall reichen einfache Blanko-Formulare aus. Wer viele Schecks ausstellt, sollte auf Mengenrabatte achten und die Lagerung sorgfältig planen.

Privatpersonen, die gelegentlich einen Scheck benötigen, können bei ihrer Bank nachfragen. Viele Institute stellen einzelne Formulare kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr bereit. Für die seltene Nutzung ist das die einfachste Lösung.